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一、项目背景

信息时代,对于档案管理的未来发展提出了明确要求。档案馆发展经历了由低级到高级,由传统到现代的历程。从未来发展的大趋势来看,数字化建设已经不能满足现代档案馆建设的要求,而智慧档案馆建设是未来档案馆建设与发展的大趋势,是未来时代发展的硬性所需,是档案对社会提供积极价值的基础保障。为此,各级各类档案馆必须抢抓当前机遇,与时俱进,采取措施,积极推进智慧档案馆建设与发展。

二、方案实施

方案描述

橙色云提供的智慧档案解决方案,是一套全方位体系化的解决方案,无论是管理制度上,还是安全保护上,都能有效保障。

档案库房管理制度,包含库房日常安全管理,定期安全检查,每天温湿度控制、保持整洁卫生、遵守保密规定等内容。档案员每月应对所保存的档案进行一次检查,每年对所保存的档案进行一次清点核对,并做好检查、清点记录,发现问题应及时汇报并采取相应的措施。

档案库房温度控制在14-24℃,每昼夜波动幅度不大于±2℃;相对湿度控制在45%-60%之间,每昼夜波动幅度不大于±5%。库房内应配备温湿度仪,应配备空调、除湿机、加湿器等调温调湿设备。当温湿度超过标准时必须采取措施使之符合要求,档案库房安装柜式或壁挂式空调为宜。

采用人工照明时,宜选乳白色防爆灯罩的白炽灯。当采用荧光灯时,应有过滤紫外线和安全防火措施。窗户要安装防光窗帘,避免阳光直射档案。

档案库房会将温湿度控制在标准范围,档案箱柜内应放置防虫、防霉药品,并及时更换。有条件的库房可配备臭氧发生器,净化库房空气。为防虫和防鼠,管道通过墙面或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实。其他墙身孔洞也应采取防护措施。

档案库房及箱柜保持整洁、无灰尘,箱柜、地面要用吸尘器、拧干的抹布、拖把清洁。严禁将其他用品与档案一同存放。

档案库房应配备消防器材,采用气体或干粉型,并定期检查更换。库房内严禁吸烟。库房内各类电器使用方法要规范,8小时以外、节假日或档案员外出都要切断电源。要安装防火报警器。要做好每日下班前的安全检查,确保万无一失。

档案库房、箱、柜门应及时上锁,钥匙由档案管理人员保管,非档案管理人员不得擅自进入库房。离开库房应及时关灯、关门、关窗。档案库房一般应安装防盗报警器。

方案优势

优势1:服务体系更协同。智慧档案管理、档案防护、数据分析/引导,三大体系协同作用,智慧库房一体化管理。

优势2:服务类型更全面。档案库库房智能一体化管理平台,智能化管控解决方案。

优势3:管理体验更智能。多模式无缝切换、列号灯动态指引、液晶触摸屏人机交互、LED灯光智能照明、安全电机驱动、无接触磁感合拢等。

优势4:档案管理更快捷。集中、安全管控、自定义无限层级目录、自定义分类、著录项、档案条目统一导入、自动生成档案编号等。

优势5:档案存储更安全。防潮、防高、低温、防水、防火、防盗、防阳关照射、防紫外线、防尘、防污染、防有害生物。

优势6:管理人员更安全。防倾倒、主动红外线感应、安全无火花操作、超时保护、物理机械锁定、漏电保护、语音提示、电机用电保护、测速保护、禁止保护。

三、方案效果

该方案采用一体化平台结构设计,高度集成了库房环境测控、库房安全防护、库房档案管理、库房存储装置管理等多项系统,实现了平台化统一管理的目的。有效解决了档案安全“十防”(防火、防盗、防高低温、防潮湿、防水、防光、防尘、防有害气体、防虫、防霉)问题,最大限度降低管理人员劳动强度,提高档案管理工作效率,实现了档案安全保护工作由传统的人工管理向现代智能化、科学化、人性化管理转变。