首页 > 案例 > 福建某档案馆智能管理解决方案

一、项目背景

人工管理档案,存在以下三个老大难问题:第一,业务效率低,实物台账手工登记,管理效率低,盘点查库人工操作工作量大,实时对账难;第二,查找困难,纸质登记簿,翻阅检索南,查询慢,寻访管理手工登记,查找实物难;第三,追溯难,取用审批手工登记,过程无记录,追溯难,存在风险隐患。

客户痛点

福建某档案馆目前档案管理仍沿用先前的传统方式,先分类、再装订,然后手工著录,整个过程繁琐低效,导致较多档案入馆后被长期堆放、不能及时整理归档,且盘点的时候一般只清点档案袋的数量,不能反映内部档案真实的储存信息。如果要拆开每个袋子进行盘点,工作量就更加繁重。

而且,在档案利用过程中,人工操作上的会有失误,档案存放顺序被打乱,造成档案存放无序,查找困难。一旦档案没有按规定存放,查找起来就好比海底捞针,要将所有档案筛选一遍。此外,管理人员对储存时间掌握不准确,很多过期的旧档案和有效档案一起保存,形成了大量冗余档案,给档案管理工作带来额外负荷和成本。

二、实施方案

方案描述

应用先进的RFID技术,为每份档案配上电子标签,全部进行电子扫描,形成与纸质档案相对应的电子卷宗,对档案实体进行实时安全管理,实现档案定位,安全警报,高速盘库,可追溯出入库管理等,实现档案全生命周期管控,实现档案管理流程化、电子化、精细化管理,档案皆可自动感应、扫描识别、快速定位,永久保存,随时检索;结合人脸识别、指纹识别、电子密码等技术手段防范人员风险,提高管理的安全性。

信息化平台,自主知识产权,模块化构建;实现档案登记、借阅等全业务流程信息化管控、可根据客户需求快速定制。提供盘点、出入库、非法开关门、借阅逾期未归还等多种预警机制,更加安全。

方案优势

优势1:云端管理,智能盘点。

优势2:支持扫码和RFID动态盘点,全面提升管理效率。

优势3:多码合一,确保唯一性及可追溯性。

三、方案效果

该档案馆试行橙色云提供的项目方案5个月来,已对该档案馆约10万卷档案加贴了电子标签。由于电子标签具有唯一性和永久性,因而彻底解决了海量档案卷宗交接繁琐、盘点不清的老大难问题”, 还缩短了调档、查阅时间,同时又降低了管理成本,也大幅减轻了该档案馆相关部门工作人员的工作压力。