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某地产行业档案信息化建设563

工业领域:工业制造

TAG: 智慧档案 管理系统

2021-03-01


项目名称:某地产行业档案信息化建设

项目周期:3个月

项目类型:智慧档案

应用行业:政府单位档案馆、各地市图书馆、企事业单位档案馆、有保密需求的单位

关键技术:仓库管理系统(WMS)、无人车交通管理系统(TCS)、档案传送智能无人车(AGV)、立体档案柜等。

一、项目背景

随着物联网、云计算、大数据、人工智能等新一代信息技术和实体经济的深度融合,数字城市建设迎来发展黄金期。“云经济”“非接触经济”“大数据防疫”等新业态整逐步显现,市场需求也较为迫切。

客户痛点

地产行业合同、档案等资料文件繁多,一到年底进行档案汇总分类的时候,就乱成一锅粥,相关负责人没日没夜地加班,到截止时间完成效果还是不尽人意;日常需要某份合同的时候,总是需要好久才能找到。效率低,管理效果差。

二、实施方案

解决方案

该解决方案一共涵盖六个部分——

1.我的办公室:个性化用户需求,可以根据自己的业务需求,设置空间展示内容,体现系统个性化和人性化。

2.电子档案接收:包括归档文件的自动采集归档、档案馆阶段的移交接收、档案征集等。

3.电子档案管理:电子档案管理主要是档案管理工作中的日常业务,主要包括档案整理、鉴定、日常管理、统计等。

4.电子档案利用:电子档案利用包括检索、借阅、编研等,是电子档案管理系统的重要功能之一。

5.电子档案保存:电子档案保存的数字资源为档案馆(室)内所有数字化的馆藏档案信息资源和新接收的归档或移交的电子档案,可用于档案馆(室)长期保存的数字档案资源管理。提供数据封装存储、四性检测、载体检测、格式转换、数据迁移、检查监控、备份恢复、提取查阅等功能。

6.电子档案系统管理:电子档案系统管理是整个系统的基础平台,提供档案存储位置管理、元数据管理、分类体系管理、电子档案元数据管理、用户信息管理、权限管理、日志管理、审计管理、电子档案数据迁移管理功能。

核心优势

1.符合馆藏档案及企业档案建设指南相关功能要求,功能全面丰富;

2. 将智能化的AI场景植入到档案流程中,提高效率,减少出错;

3. 与业务系统协同实现电子档案的归档,并促进业务系统的规范化管理;

4. 以用户为中心的设计,符合用户使用习惯,降低用户学习、使用系统的成本。

三、实施效果

该地产公司采用橙色云提供的档案信息化建设解决方案半个月后,档案室的效率就大幅提高,以前需要三个人三天才能干完的事儿,现今只需要一天就完全搞定。并且,按照时间顺序分门别类一一归档,不管需要什么文件,只要已经被存档,都能在一分钟内被安全交接到相关人员手上。一方面,释放了大量人力,可以用于更有创造性的事情上;另一方面,安全归档有留存,免去一系列不必要的纠纷。

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